eBoi
Jak załatwić sprawę?
Zarządzenie nr 4/21 w sprawie wprowadzenia procedury postępowania z pieczątkami i pieczęciami w Urzędzie Gminy Przybiernów
Zarządzenie nr 4 /21
Wójta Gminy Przybiernów
z dnia 15 stycznia 2021r.
w sprawie wprowadzenia procedury postępowania z pieczątkami i pieczęciami w Urzędzie Gminy Przybiernów
Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminy (Dz. U. z 2020poz 713 ze zm.), art. 16c ust. 3 ustawy z dnia 31 stycznia 1980r o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1509. ), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 roku w sprawie tablic i pieczęci urzędowych ( Dz. U. 1955.47.316 z pózn. zm.) oraz Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Przybiernowie zarządzam co następuje:
§ 1
Wprowadzam Procedurę postępowania z pieczęciami i pieczątkami w Urzędzie Gminy w Przybiernowie, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§ 2
Zobowiązuje się wszystkich pracowników do zapoznania się z Procedurą.
§ 3
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
Lilia Ławicka
Załącznik
do Zarządzenia nr 4/21
Wójta Gminy Przybiernów
z dnia 15 stycznia 2021r
PROCEDURA POSTĘPOWANIA Z PIECZĄTKAMI I PIECZĘCIAMI
W URZĘDZIE GMINY PRZYBIERNÓW
§ 1
INFORMACJE OGÓLNE
-
Określa się zasady postępowania przy zamówieniu pieczęci i pieczątek na potrzeby Urzędu Gminy Przybiernów, ich ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji w przypadku utraty przez nie cech użytkowych lub braku celowości dalszego użytkowania .
-
W Urzędzie Gminy Przybiernów mogą być sosowane pieczęcie urzędowe, imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników urzędu w zakresie realizowania zadań.
-
Pieczęcie i pieczątki o których mowa w niniejszym zarządzeniu są własnością Urzędu Gminy Przybiernów, który ponosi koszty ich tworzenia.
§ 2
PIECZĘCIE I PIECZĄTKI
-
Pieczęcią Urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca po środku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis „ Wójt Gminy Przybiernów”.
-
Pieczęcią Urzędową może być również pieczęć o której mowa w pkt.1, zawierająca pośrodku , zamiast wizerunku orła herb Gminy Przybiernów określony w statucie Gminy.
-
Pieczęć Urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych np. na decyzjach administracyjnych, zaświadczeniach, świadectwach.
-
Odcisku pieczęci urzędowej nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
§ 3
UPRAWNIENIA DO UŻYWANIA PIECZĄTEK I PIECZĘCI
-
W Urzędzie Gminy Przybiernów stosowane są pieczęcie nagłówkowe oraz imienne
( podpisowe) według wzorów określonych w załączniku nr 1 do procedury.
-
Uprawnionymi do używania pieczęci imiennych w Urzędzie Gminy są:
-
Wójt Gminy
-
Sekretarz Gminy
-
Skarbnik Gminy
-
Inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia do posługiwania się taką pieczęcią.
-
Pieczęcie podpisowe powinny uwzględniać przy nazwisku pracownika także jego tytuł zgodnie z udokumentowanym charakterem wykształcenia.
-
Pieczęci imienne o treści „z up. Wójta” mogą posiadać i posługiwać się nimi jedynie osoby mające indywidualne, pisemne upoważnienie Wójta Gminy.
§ 4
ZAMAWIANIE PIECZATEK i PIECZĘCI
-
Zamówienia na wykonanie pieczęci składają Pracownicy do sekretariatu, którego wzór określa załącznik nr 2.
-
Sekretarz Gminy sprawdza treść zamawianych pieczęci i pieczątek pod względem formalno-prawnym, a następnie przekazuje do realizacji do stanowiska ds. organizacyjnych ( sekretariat).
-
Pieczęcie urzędowe wykonywane są zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych oraz Ustawą z dnia 31stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych w części dotyczącej pieczęci urzędowych.
-
Sekretariat prowadzi „Rejestr pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków” zwany dalej "Rejestrem", w którym ewidencjonuje się pieczęcie i pieczątki wykonane zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w pkt.1.
-
Pieczęcie i pieczątki wydawane są za imiennym potwierdzeniem odbioru w Rejestrze (czytelny podpis odbierającego i data) (załącznik nr 3).
-
Rejestr powinien zawierać:
1) liczbę porządkową
2) odcisk pieczęci/pieczątek
3) informacje dotyczące wprowadzenia pieczęci/pieczątki do użytkowania:
a) data
b) imię, nazwisko i podpis osoby pobierającej – użytkownika pieczęci/pieczątki
4) informacje dotyczące wycofania pieczęci/pieczątki z użytkowania:
a) data
b) imię i nazwisko osoby zdającej pieczęć/pieczątkę
c) imię i nazwisko osoby przyjmującej pieczęć/pieczątkę
5) informacje dotyczące likwidacji pieczęci/pieczątki
6) uwagi np. dotyczące powodu wycofania pieczęci/pieczątki.
§ 5
EWIDENCJA PIECZĘCI
-
Po wykonaniu pieczęci lub pieczątki, sekretariat dokonuje ich rejestracji i wydaje za pokwitowaniem Pracownikowi zamówioną pieczęć lub pieczątkę, lub pracownikowi dla którego pieczątka została wykonana (w przypadku pieczątek imiennych) (załącznik nr 4).
-
Pracownicy są odpowiedzialni za używanie pieczęci urzędowych i pieczątek zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
-
Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w żelaznych szafach lub kasetkach. Podczas urzędowania powinny one znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć.
-
Pieczątki należy przechowywać w odpowiednio zabezpieczonych szafach lub szufladach.
-
W przypadku zużycia, uszkodzenia, bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek, należy je niezwłocznie zwrócić do sekretariatu.
-
Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę, zobowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek w sekretariacie.
§ 6
ZAGINIĘCIE PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH
-
W przypadku zagubienia lub kradzieży pieczątki służbowej osoba odpowiedzialna za pieczątkę służbową zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Sekretarza Gminy na piśmie, z opisem okoliczności utraty.
-
Fakt zagubienia, kradzieży lub zniszczenia pieczątek służbowych odnotowuje się w rejestrze pieczęci.
§ 7
LIKWIDACJA PIECZATEK
-
Powołuje się Komisję ds. likwidacji pieczęci zwanej dalej „Komisją”
-
W skład Komisji wchodzą:
-
Przewodniczący Komisji- Sekretarz Gminy
-
Sekretarz Komisji- pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. sekretariatu.
-
Członek Komisji – pracownik merytoryczny ds. Kadr
-
Likwidacja pieczęci lub pieczątek dokonuje się raz w roku, do końca pierwszego kwartału, poprzez fizyczne zniszczenie uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze używanie.
-
W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji pieczęci / pieczątek można dokonać doraźnie – w innym terminie niż wymieniony w pkt 3.
-
Z czynności o których mowa w pkt. 3 i 4 sporządza się protokół (załącznik nr 5 ).
-
Pracownik ds. organizacyjnych (sekretariat) zobowiązany jest do corocznej inwentaryzacji pieczątek do końca kwartału każdego roku (załącznik nr 6).
Załącznik nr 1
do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami
Urzędu Gminy Przybiernów
Wzory pieczątek nagłówkowych oraz podpisowych stosowanych przez organy Gminy Przybiernów oraz Urzędu Gminy Przybiernów
-
Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczątek podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy Przybiernów
-
nagłówkowe:
Rada Gminy
w Przybiernowie
Rada Gminy
w Przybiernowie ( okrągła )
-
podpisowe:
Przewodniczący Rady
Imię i nazwisko
-
Wzory pieczątek nagłówkowych oraz pieczątek podpisowych w sprawach należących do kompetencji Wójta Gminy Przybiernów:
-
nagłówkowe:
WÓJT GMINY
PRZYBIERNÓW
WÓJT GMINY PRZYBIERNÓW
(okrągła)
-
podpisowe:
WÓJT
Imię i nazwisko
-
Wzory pieczątek popisowych w sprawach załatwionych z upoważnienia Wójta Gminy:
Z up. WÓJTA GMINY
Imię i nazwisko
SEKRETARZ GMINY
Z up. WÓJTA GMINY
Imię i nazwisko
Stanowisko ( np. inspektor)
Z up. WÓJTA GMINY
Imię i nazwisko
SKARBNIK GMINY
Z up. WÓJTA GMINY
Imię i nazwisko
Kierownik USC
4. Wzory pieczątek nagłówkowych dla Urzędu Gminy oraz dla komórek organizacyjnych:
URZĄD GMINY PRZYBIERNÓW
72-110 Przybiernów ul. Cisowa 3
Telefon, fax, NIP, Regon
sekretariat@przybiernow.pl
GMINA PRZYBIERNÓW
72-110 Przybiernów ul. Cisowa 3
Telefon, fax, NIP, Regon
sekretariat@przybiernow.pl
-
wzory pieczątek imiennych pozostałych:
SEKRETARZ GMINY
Imię i nazwisko
SKARBNIK GMINY
Imię i nazwisko
NAZWA STANOWISKA( INSPEKTOR, PODINSPEKTOR)
Imię i nazwisko
Załącznik nr 2
do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami
Urzędu Gminy Przybiernów
ZAPOTRZEBOWANIE
na wykonanie pieczęci/pieczątki dla Urzędu
…………………
(data)
|
Opis pieczątki
…………………………………………………
(podpis osoby składającej zapotrzebowanie)
Stwierdzam poprawność treści ww. pieczęci/pieczątki/tek pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa.
Akceptuję zapotrzebowanie na wykonanie ww. pieczęci/pieczątki/tek:
…………………..
(data)
……………………………………………………
(podpis osoby upoważnionej w sekretariacie)
Sprawdził i zatwierdził
………………………
(data)
…………………………………….
(podpis)
Załącznik nr 3
do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami
Urzędu Gminy Przybiernów
…………………………………………
Pieczęć jednostki
Potwierdzenie odbioru pieczęci /pieczątek
Potwierdzam odbiór pieczęci/ pieczątki dnia…………………………
|
…………………………………………………
Data i podpis czytelny
Załącznik nr 4
do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami
Urzędu Gminy Przybiernów
.
REJESTR PIECZĘCI I PIECZĄTEK W URZĘDZIE GMINY W PRZYBIERNOWIE
Lp. |
Odcisk pieczęci/pieczątki |
Pobrane |
ZWROT |
LIKWIDACJA |
UWAGI |
||||||||
Data |
Imię i nazwisko pobierającego |
Podpis |
Data |
Imię i nazwisko zwracającego |
Podpis zwracającego |
Data |
Podpis Przewodniczącego Komisji Likwidacyjnej |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik nr 5
do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami
Urzędu Gminy Przybiernów
PROTOKÓŁ
z likwidacji zbędnych lub zużytych pieczęci/pieczątek używanych
w Urzędzie Gminy w Przybiernowie
sporządzony w dniu …………………………….. roku
Zgodnie z Procedurą postępowania z pieczęciami i pieczątkami Urzędu Gminy Przybiernów w sprawie zasad zamawiania, używania, ewidencjonowania oraz likwidacji pieczęci i pieczątek w Urzędzie Gminy w Przybiernowie Komisja Likwidacyjna w składzie:
-
……………………………………………………………
(imię, nazwisko, stanowisko)
-
……………………………………………………………
(imię, nazwisko, stanowisko)
-
……………………………………………………………
(imię, nazwisko, stanowisko)
przeprowadziła w Urzędzie Gminy w Przybiernowie likwidację ……………. szt. pieczęci/pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu*, poprzez ich:
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
Na tym protokół zakończono i podpisano:
-
……………………………………………
-
……………………………………………
-
……………………………………………
* W załączniku do protokołu należy przedstawić wykaz odcisków zlikwidowanych pieczęci/pieczątek wraz z określeniem liczby porządkowej pod którą dana pieczęć/pieczątka została zarejestrowana w Rejestrze pieczęci i pieczątek.
Załącznik nr 6
do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami
Urzędu Gminy Przybiernów
INWENTARYZACJA PIECZĘCI I PIECZĄTEK W URZĘDZIE GMINY W PRZYBIERNOWIE
KSIĘGOWOŚĆ
Stanowisko |
Lp. |
Odcisk pieczęci/pieczątki |
Stan zużycia bądź uszkodzenia pieczęci/pieczątki |
UWAGI |
Podpis użytkownika/ osoby odpowiedzialnej |
KSIĘGOWOŚĆ |
1. |
|
Stan dobry |
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
2 |
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
3 |
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
4 |
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
5 |
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
6 |
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
7 |
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
8 |
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
|
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
|
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
|
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
|
|
|
|
|
KSIĘGOWOŚĆ |
|
|
|
|
|
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Justyna Andrzejewska | 22-01-2021 10:50 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | 22-01-2021 | |
Ostatnia aktualizacja: | - | 22-01-2021 10:50 |