eBoi
Jak załatwić sprawę?
Zarządzenie nr 60/21 w sprawie procedury komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Przybiernowie
Zarządzenie Nr 60/21
Wójta Gminy Przybiernów
z dnia 21 czerwca 2021r.
w sprawie procedury komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Gminy
w Przybiernowie
Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. poz. 713 ze zm), zarządzam co następuje:
§ 1. Wprowadza się procedurę komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Gminy
w Przybiernowie w brzmieniu stanowiącym Załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§ 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Przybiernowie do przestrzegania procedury.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
Lilia Ławicka
Załącznik do Zarządzenie Nr 60/21
Wójta Gminy Przybiernów
z dnia 21 czerwca 2021r.
Procedura komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Przybiernowie
§ 1. Niniejsza procedura określa obowiązujące zasady komunikacji wewnątrz Urzędu Gminy w Przybiernowie, umożliwiające przekazywanie informacji niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Urzędu oraz jak najlepszego wykonywania zadań przez pracowników.
§ 2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Gminy
w Przybiernowie
§ 3. Procedura nie określa obiegu dokumentów finansowo – księgowych, których zasady obiegu przyjęte są odrębnym Zarządzeniem.
§ 4. 1. Komunikacja wewnętrzna polega na wymianie informacji między poszczególnymi szczeblami w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy
w Przybiernowie w formie:
1) komunikacji pionowej - przepływ informacji niezbędnej do wzajemnego zaspokojenia potrzeb informacyjnych kierowników i urzędników – pracowników
2) poziomej - przepływ informacji pomiędzy pracownikami.
2. Informacje mogą być przekazywane ustnie, pisemnie, wirtualnie lub osobiście, indywidualnie lub grupowo.
3. Informacja powinna być sformułowana w sposób zwięzły, jasny
i precyzyjny, a język i styl wypowiedzi powinien być dobrany odpowiednio do słuchacza, aby był przez niego zrozumiały.
§ 5. Na system komunikacji wewnętrznej w Urzędzie składają się następujące elementy:
1. zarządzenia i postanowienia Wójta Gminy w Przybiernowie,
2. system spotkań obejmujący:
1) narady kierownictwa - w posiedzeniu uczestniczą: zastępca Wójta, Sekretarz oraz Skarbnik. Na polecenie Wójta mogą uczestniczyć Kierownicy Jednostek organizacyjnych i wybrani pracownicy. Cel-omówienie kluczowych dla Gminy Przybiernów spraw, problemów związanych z ich realizacją bądź określenie kierunków działań.
2) narady pracownicze – ogólnourzędowe lub wewnątrz wydziałowe organizowane są okresowo. Na naradach przekazywane są najważniejsze bieżące informacje dotyczące funkcjonowania referatu lub Urzędu.
3) indywidualne rozmowy z pracownikami – zgodnie z dekretacją na korespondencji oraz z inicjatywy pracownika w sprawach związanych
z funkcjonowaniem Urzędu. Spotkania odbywają się w cztery oczy, ale o ile sprawa dotyczy również innych komórek organizacyjnych urzędu czy pracowników -wskazana jest obecność tych pracowników.
3. Bieżąca współpraca między komórkami organizacyjnymi czy pracownikami polegająca na przekazywaniu informacji i terminowym przygotowywaniu opinii, stanowisk oraz okresowych analiz, sprawozdań i raportów dla zainteresowanych komórek organizacyjnych czy pracowników. Współpraca ta powinna zapewnić prawidłową obsługę interesantów przez Urząd. W przypadku, gdy postępowanie dotyczy kilku komórek organizacyjnych, kilku pracowników lub jednostek podległych wówczas osoby merytorycznie odpowiedzialne za realizację danego zadania współpracują ze sobą, przekazując sobie informacje, dokonują uzgodnień co do dalszego toku postępowania, odpowiedzialne są za terminowe zakończenie sprawy.
§ 6. Przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami (komórami organizacyjnymi):
lp. |
Określenie dokumentu/informacji |
Rodzaj dokumentu |
Termin dostarczenia |
Stanowisko przekazujące |
Stanowisko przyjmujące |
1. |
Rezygnacja sołtysa |
informacja |
Na bieżąco |
ds. kadr, obsługi sołectw |
Wszystkie stanowiska |
2. |
Informacja o przeprowadzonych konkursach oraz współpracy z organizacjami pozarządowymi |
Informacja – przebieg współpracy |
Na koniec współpracy |
Wszystkie stanowiska |
ds. organizacji pozarządowych |
3. |
Informacje o planowanych inwestycjach (zamówieniach publicznych) |
informacja |
Na bieżąco |
Wszystkie stanowiska |
ds. zamówień publicznych |
4. |
Sprawozdanie z wykonanych zamówień/zakupów |
sprawozdanie |
czerwiec/styczeń |
Wszystkie stanowiska |
ds. zamówień publicznych |
5. |
Zawarcie umowy zlecenia |
Informacja (zakres prac, termin, wynagrodzenie) |
Na bieżąco |
Wszystkie stanowiska |
ds. kadr |
6. |
Informacja międzysesyjna |
informacja |
W wyznaczonym terminie |
Wszystkie stanowiska |
ds. obsługi rady |
7. |
Informacja o zatrudnieniu pracownika |
Wykaz osób |
1 tydzień |
ds. kadr |
ds. BHP |
8. |
Informacja o zatrudnieniu osoby w ramach prac społecznie użytecznych |
Wykaz osób |
1 tydzień |
ds. spraw społecznie użytecznych |
ds. BHP |
9. |
Informacja w zakresie szkolenia BHP (okresowe) |
Wykaz osób i terminy szkoleń |
1 miesiąc przed końcem terminu |
ds. kadr |
ds. BHP |
10. |
Zmiany w ewidencji ludności (urodzenia, zgony) |
informacja |
Raz na kwartał |
USC |
ds. odpadów komunalnych |
11. |
Wykazy dzieci urodzonych w poszczególnych latach |
informacja |
Wg potrzeb |
USC |
szkoły |
12. |
Zmiany z zakresu nazw ulic (nadanie, zmiana nazwy) |
Uchwała Rady Gminy |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
USC |
13. |
Nadanie lub zmiana numeru posesji |
informacja |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
USC |
14. |
Nadanie lub zmiana numeru posesji |
informacja |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
ds. odpadów komunalnych |
15. |
Nadanie lub zmiana numeru posesji |
informacja |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
podatki |
16. |
Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników robót publicznych, objętych refundacją |
zaświadczenie |
Do 5. każdego miesiąca |
ds. kadr |
ds. płac |
17. |
Sprzedaż nieruchomości (lokale mieszkalne gminne) |
Kserokopia aktu notarialnego |
1 miesiąc |
ds. sprzedaży nieruchomości zabudowanych |
ds. gospodarki lokalowej |
18. |
Śmierć najemcy lokalu |
informacja |
2 razy w roku na wniosek osoby przyjmującej |
ds. ewidencji ludności |
ds. gospodarki lokalowej |
19. |
Informacja o nowych najemcach, dzierżawcach |
informacja |
Na bieżąco |
ds. gospodarki mieszkaniowej, ds. nieruchomości |
ds. czynszów |
20. |
Informacja o rozwiązaniu umowy najmu, dzierżawy |
informacja |
Na bieżąco |
ds. gospodarki mieszkaniowej, ds. nieruchomości |
ds. czynszów |
21. |
Zakończenie budowy |
informacja |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
ds. odpadów komunalnych |
22. |
Zakończenie budowy |
informacja |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
podatki |
23. |
Uzgodnienia infrastruktury dla działek gminnych |
uzgodnienie |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
ds. oświetlenia ds. drogownictwa |
24. |
Informacja o uzgodnieniu zamieszczenia w pasie drogowym infrastruktury technicznej |
decyzja |
Na bieżąco |
ds. budownictwa |
ds. nieruchomości |
25. |
Zakończenie inwestycji (naliczenie opłaty adiacenckiej) |
informacja |
Na bieżąco |
ds. inwestycji |
ds. nieruchomości |
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Justyna Andrzejewska | 20-07-2021 10:47 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | 20-07-2021 | |
Ostatnia aktualizacja: | - | 20-07-2021 10:47 |